1. SP EDRMS - Quản lý Tài liệu & Hồ sơ 

Các công ty tốn $20 tiền nhân công để tạo một tập tin tài liệu, $120 tiền nhân công để tìm một tài liệu thất lạc và $220 tiền nhân công để tái tạo một tài liệu bị mất.

Pam Doyle

Board Member, AIIM (Association for Information and Image Management)

Hệ thống SP EDRMS - Quản lý Tài liệu & Hồ sơ (Electronic document and records management system) sẽ đảm bảo cho tổ chức, doanh nghiệp không còn mất tiền như trong phát biểu trên.

Thừa kế và phát huy sức mạnh Document Management của SharePoint, VT EDRMS cung cấp đầy đủ công cụ và năng lực để quản lý toàn bộ tài liệu & hồ sơ trong tổ chức, đáp ứng cho nhu cầu hoạt động của tổ chức mọi kích cỡ, đặc biệt thích hợp cho các tổ chức lớn có nhiều văn phòng, chi nhánh.

Hệ thống SP EDRMS - Quản lý Tài liệu & Hồ sơ cung cấp khả năng quản lý toàn bộ vòng đời tài liệu (document lifecycle), từ lúc khởi tạo, kiểm duyệt, sử dụng cho tới lúc lưu trữ và đào thải, bắt buộc tuân thủ các tiêu chuẩn quản lý nội dung theo quy định của pháp luật và tổ chức.

Hệ thống SP EDRMS  - Quản lý Tài liệu & Hồ sơ   cung cấp các thuận lợi sau:

  • Đối với tổ chức sẽ giảm rất nhiều chi phí quản lý thông tin, cải thiện hiệu suất làm việc và hướng tới văn phòng không giấy như:
    • Thiết lập một hệ thống duy nhất để quản lý tài liệu và hồ sơ xuyên suốt cả tổ chức, hình thành các thư viện dữ liệu chứa tài liệu điện tử và cả tài liệu giấy (đã được scan và lập chỉ mục).  
    • Đáp ứng các các tiêu chuẩn về kiểm soát tài liệu và hồ sơ - một trong các yêu cầu cơ bản của tất cả các hệ thống quản lý ISO (Chất Lượng, Môi trường, An ninh thông tin...). 
    • Tuân thủ đúng quy định thời gian lưu trữ cần thiết đối với hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động theo quy định của pháp luật.
    • Giảm bớt không gian lưu trữ giấy tờ.
    • Tiết kiệm giấy và chi phí liên quan như in, gửi nhận.
    • Cải thiện phương thức lưu trữ và chia sẻ tài liệu - thay cho việc lưu trữ trên máy tính cá nhân, ổ đĩa chia sẻ (shared drives) và chia sẻ bằng email. 
    • Cung cấp truy cập đồng thời cho nhiều nhân viên tại nhiều đơn vị, chi nhánh.
    • Đảm bảo mức độ bảo mật cho tài liệu và hồ sơ tuân thủ đúng quy định của tổ chức.
    • Hạn chế tối đa khả năng bị mất thông tin.
    • Áp dụng công nghệ bảo mật cao cấp IRM để bảo vệ các tài liệu & hồ sơ quan trọng.
    • Tăng mức độ an toàn cho tài liệu & hồ sơ lưu trữ, đảm bảo có thể thể phục hồi khi có thảm họa xảy ra.
  • Đối với nhân viên.
    • Được cung cấp đầy đủ tài liệu thông tin, quy định, chính sách cụ thể, kịp thời, chính xác.
    • Truy cập sử dụng từ mọi nơi, từ nhiều loại thiết bị.
    • Xem, sửa tài liệu office và pdf online.
    • Trao đổi ý kiến, thảo luận trên từng tài liệu.
    • Giảm bớt thời gian tìm kiếm tài liệu.
    • Mỗi nhân viên sẽ có một My Documents riêng để sử dụng và chia sẻ tài liệu.
    • Sử dụng OneDrive for Business để tự động đồng bộ với thư viện dữ liệu và truy cập offline.
  • Đối với nhân viên tạo, quản lý và kiểm soát tài liệu.
    • Dễ dàng xây dựng các thư viện dữ liệu theo nhu cầu của tổ chức.
    • Sử dụng các siêu dữ liệu (meta data) có sẳn cho từng loại nội dung để đưa vào khai thác, sử dụng, cho phép dễ dàng thiết lập thêm siêu dữ liệu.
    • Cấp phát quyền truy cập đơn giản, trực quan nhưng hiệu quả, hỗ trợ nguyên tắc kế thừa quyền truy cập của cấp cha để đơn giản hóa việc quản lý truy cập.
    • Sử dụng các công cụ quen thuộc để phối hợp soạn thảo, kiểm duyệt. Hệ thống sẽ tự động tạo phiên bản mới và lưu trữ phiên bản cũ sau mỗi lần hiệu chỉnh.
    • Dễ dàng thiết lập, điều chỉnh luồng phê duyệt cho từng loại tài liệu với công cụ quản lý quy trình làm việc.
    • Giúp người dùng phục hồi dữ liệu lỡ bị xóa với công cụ Recycle Bin quen thuộc.
    • Có được đầy đủ báo cáo, thống truy cập sử dụng tài liệu & hồ sơ của tất cả nhân viên.

Đặc trưng

Hệ thống SP EDRMS  - Quản lý Tài liệu & Hồ sơ   cung cấp các đặc trưng sau.


Tận dụng hoàn toàn SharePoint
  • Được xây dựng đúng theo chuẩn SharePoint, sử dụng cơ sở hạ tầng SharePoint có sẳn.
  • Không cần bổ sung phần cứng, không cần cài đặt Silverlight và cài đặt phần mềm tại máy trạm.
  • Vận hành trên Microsoft SharePoint Foundation 2013, Microsoft SharePoint Server 2013 hoặc SharePoint Online.
 
Dễ sử dụng và mở rộng
  • Giao diện web cho phép truy cập mọi lúc, mọi nơi.
  • Hỗ trợ các trình duyệt phổ biến IE, Firefox, Chrome, Safari; các máy tính bảng phổ biến.
  • Có khả năng tự động co giãn kích thước màn hình giao diện ứng dụng theo kích thước màn hình của các thiết bị với kỹ thuật Responsive web design.
  • Dễ dàng mở rộng đáp ứng nhu cầu sử dụng cho tổ chức lớn và cực lớn.
 
Tích hợp quản lý cơ cấu tổ chức và thông tin nhân viên
Thiết lập và quản lý cơ cấu tổ chức đa cấp và thông tin nhân viên với giao diện đồ họa, trực quan.
Hỗ trợ phân công theo cơ cấu tổ chức khi thiết lập quy trình phê duyệt tài liệu.
 
Tiếp nhận nội dung thông tin từ nhiều nguồn
Hỗ trợ tiếp nhận và đưa thông tin vào hệ thống với nhiều dạng thức  như scan tài liệu giấy, email, fax, web site và ứng dụng khác thông qua web service.
 
Quản lý toàn bộ vòng đời tài liệu (Document Lifecycle) 
Cung cấp khả năng quản lý toàn bộ vòng đời tài liệu (document lifecycle), từ lúc khởi tạo, kiểm duyệt, sử dụng cho tới lúc lưu trữ và đào thải, bắt buộc tuân thủ các tiêu chuẩn quản lý nội dung theo quy định của pháp luật và tổ chức.

 
Đây đủ các chức năng quản lý tài liệu và nội dung
Cung cấp đầy đủ tất cả thành phần và chức năng cần phải có của một hệ thống quản lý tài liệu & nội dung - Enterprise Content Management (ECM) và các chức năng social như Thích, Từ khóa, Trao đổi ý kiến (Likes, Tags, Comments)
 
Khả năng tùy biến và linh động cao
  • Thiết lập siêu dữ liệu (metadata) cho từng loại nội dung theo nhu cầu.
  • Thiết lập và tổ chức thư viện tài liệu theo nhu cầu.
  • Thiết lập mức độ bảo mật, truy cập khác nhau cho từng thư viện.
  • Hỗ trợ song ngữ Anh – Việt.
 
Tích hợp với ứng dụng khác của Microsoft
  • Tích hợp bộ Microsoft Office để soạn thảo, kiểm duyệt nội dung.
  • Tích hợp với OneDrive for Business để đồng bộ và sử dụng offline.
  • Tích hợp với Lync để cung cấp online present, IM.
 
Tích hợp với các sản phẩm khác của Vuthao
  • SP DPA - Công cụ soạn thảo và kiểm duyệt tài liệu để tiêu chuẩn hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình dự thảo tài liệu, rà soát và phê duyệt với quy trình động.
  • SP bDocs - Cẩm nang văn bản, quy trình, thủ tục Online để tự động chuyển đổi tài liệu dạng Word thành dạng web, tự động hình thành các web site công bố văn bản cực kỳ đơn giản và hiệu quả.
  • Kết hợp với các sản phẩm mạng xã hội như VT KB, VT Blog, VT Intranet Social Networkđể tạo thành một môi trường hoạt động doanh nghiệp xã hội (social business environment)


2. SP Pic - Thư viện Ảnh

Dùng để quản lý ảnh hoạt động, ảnh sản phẩm …, cho phép người dùng đánh giá và trao đổi ý kiến trên từng Ảnh.

Bố trí & hiển thị Album ảnh

Hiển thị Ảnh mới nhất, Xem nhiều nhất, Ý kiến nhiều nhất, theo từng chuyên mục

Xem ảnh

Xem từng ảnh hoặc dạng slideshow. Hỗ trợ xem theo chuyên mục

Tương tác với ảnh

Tự ghi nhận lượt xem, hỗ trợ trao đổi ý kiến, đánh giá theo tiêu chuẩn 5 sao.
 

Quản trị

Cho phép Thêm, Xóa, Sửa Chuyên mục.
Quản trị Trao đổi ý kiến.


3. SP Video - Thư viện Video

Có thể được sử dụng rất cho nhiều mục đích như kênh eLearning, kênh giới thiệu sản phẩm ... để truyền đạt, công bố, chia sẻ và tăng cường cộng tác trong cộng đồng nhân viên.

Màn hình chính được thiết kế như sau:

Màn hình xem một video clip như sau.

4. SP KB - Quản lý Tri thức

Knowledge bases là một phương thức rất hiệu quả để xây dựng và cung cấp các Cẩm nang kiến thức về kỹ thuật, sản phẩm, dịch vụ nhất là cho các nhân viên chịu trách nhiệm hỗ trợ, tư vấn hay trong call-center. Thông qua việc cho phép post ý kiến thắc mắc và trả lời sẽ giúp người dùng nắm vững các kiến thức cần cung cấp.

Hơn nữa, doanh nghiệp cũng có thể tạo cơ sở kiến thức (knowledge bases) từ những sự cố được ghi nhận, trong đó có trích từ đơn khiếu nại của khách hàng để hình thành các cẩm nang cho các nhân viên trong lĩnh vực dịch vụ khách hàng.

Phần Hỏi/ Đáp sẽ cung cấp một phương thức giúp truyền đạt kiến thức cho nhân viên thất hiệu quả. Ngoài ra các tiện ích Phản hồi, Rating,TagCloud sẽ tăng cường hiệu quả sử dụng.

 

5. SP bDocs - Cẩm nang văn bản, quy trình, thủ tục Online

Trong doanh nghiệp luôn có rất nhiều văn bản như Quy trình (Procedure), Quy định (Policy), Hướng dẫn (Guide Lines), Hướng dẫn công việc (Work Instruction), Tài liệu hỗ trợ (Supporting Documents) …. Việc công bố chính xác các văn bản, tài liệu hiện hành đến nhân viên, đảm bảo nhân viên đã đọc và hiểu và chứa sẳn liên kết với các văn bản liên quan một nhu cầu cực kỳ quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp.

Tự động chuyển đổi tài liệu dạng Word thành dạng web chỉ trong vài giây,  VT bDocs - Cẩm nang văn bản, quy trình, thủ tục Online cung cấp một phương thức tự động xây dựng các web site công bố văn bản cực kỳ đơn giản và hiệu quả.

 

Phân hệ SP bDocs giúp dễ dàng và nhanh chóng xây dựng các thư viện và site văn bản, tài liệu dạng web cho nhiều kịch bản như:

  • Quy định tuân thủ: quy trình, quy định và các hướng dẫn khác.
  • Chính sách và quy định IT
  • Chính sách, biểu mẫu, quy định về nhân sự
  • Cơ sở tri thức (Knowledge Bases)
  • Hỏi đáp thường gặp (FAQs)
  • Văn bản pháp luật.

Kết hợp sẳn với phân hệ SP DPA - Công cụ soạn thảo và kiểm duyệt tài liệu, VT bDocs cung cấp một giải pháp toàn diện giúp cho doanh nghiệp tiêu chuẩn hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình tạo, rà soát, phê duyệt, tự động chuyển đổi thành dạng web, công bố văn bản, tài liệu.

Phân hệ SP bDocs - Cẩm nang văn bản, quy trình, thủ tục Online giúp các doanh nghiệp:

  • Tạo điều kiện thuận lợi để chuyển đổi phương thức làm việc với văn bản giấy sang văn bản kỹ thuật số.
  • Cải thiện năng suất làm việc và hiệu quả kinh doanh.
    • Kiểm soát tập trung tất cả văn bản (dạng giấy và kỹ thuật số), thay cho tình trạng không thể kiểm soát việc chia sẻ văn bản qua cách hình thức như ổ đĩa mạng, email, giấy.
    • Cung cấp truy cập đồng thời cho toàn bộ người dùng trong doanh nghiệp, từ tất cả đơn vị, chi nhánh.
    • Tự động hóa toàn bộ quy trình soạn thảo, kiểm duyệt và phân phối văn bản.
    • Cải thiện việc quản lý cập nhật và kiểm soát phiên bản của văn bản, tự động theo dõi và chuyển trạng thái văn bản khi đến ngày hết hiệu lực, đảm bảo truyền tải chính xác các văn bản có hiệu lực cho nhân viên làm việc.
    • Đơn giản hóa công việc quản lý văn bản liên quan (văn bản căn cứ, văn bản thay thế/ bị thay thế, sửa đổi bổ sung/ bị sửa đổi bổ sung ….)
    • Giảm thiểu đáng kể thời gian nhân viên phải tìm kiếm văn bản.
    • Giảm thiểu thời gian đáp ứng khách hàng do truy cập được thông tin chính xác, nhanh chóng. 
  • Giảm chí phí tạo, gửi và lưu trữ văn bản giấy tại tất cả đơn vị, chi nhánh.

 

Văn bản công bố trên web site được chuyển đối tự động thành dạng web có các đặc trưng:

  • Chứa các lưu đồ được tự động chuyển đổi. Mỗi bước trong lưu đồ có thể chứa link để tham khảo và duyệt đến một mục bất kỳ nằm trong một văn bản khác.
  • Tự động hiển thị tooltip khi rê chuột vào các từ viết tắt trên văn bản.
  • Trong văn bản có thể chứa các link duyệt đến một mục bất kỳ nằm trong một văn bản khác.
  • Với từng văn bản, cho phép xem: 
    • Thuộc tính.
    • Lịch sử phiên bản
    • Tài liệu đính kèm (biểu mẫu, phụ lục đính kèm).
    • Văn bản liên quan.

Quy trình làm việc của SP bDocs như sau.