1. SP Tasks - Quản lý Giao việc

Phân hệ SP Tasks - Quản lý Giao việc sẽ cải thiện rất lớn cách thức doanh nghiệp quản lý việc chưa chuẩn hóa và giao việc. Phân hệ SP Tasks - Quản lý Giao việc sẽ giúp tăng hiệu suất làm việc, làm cho công việc và khối lượng công việc rõ ràng, dễ truy cứu và có trách nhiệm thông qua tiêu chuẩn hóa quy trình giao việc, giải quyết công việc và phương thức giao tiếp tương tác giữa lãnh đạo và nhân viên.

Phân hệ SP Tasks - Quản lý giao việc cung cấp:

  • Một nơi duy nhất cho toàn bộ nhân viên cùng làm việc, ghi nhận kết quả và truyền thông.
  • Bảo mật thông tin công việc trong khi áp dụng công cụ trao đổi ý kiến giống như Facebook để tăng cường cộng tác, trao đổi ý kiến và chia sẻ thông tin giữa các người liên quan trên từng công việc và từng tài liệu đính kèm.
  • Tự động ghi nhận toàn bộ quá trình giao và giải quyết công việc giúp tra cứu khi cần.
  • Cung cấp nhiều công cụ để giao, nhận và xử lý công việc, giúp lãnh đạo dễ dàng theo dõi tiến trình giải quyết công việc, đặc biệt trong các trường hợp người nhận việc tiếp tục tạo ra vô số việc con để giao tiếp việc cho các nhân viên khác.

 

  • Cung cấp công cụ cho phép theo dõi tất cả hoạt động giải quyết công việc liên quan, giúp lãnh đạo, người giao việc, người xử lý có thể theo dõi tiến trình giải quyết theo thời gian thực (realtime).
  • Cung cấp khả năng gắn nhiều file đính kèm vào công việc. Hỗ trợ chỉ định loại tài liệu cho từng file đính kèm để phân loại và dễ quản lý. Cung cấp khả năng trao đổi ý kiến trên từng file đính kèm với công cụ giống trao đổi ý kiến như Facebook.

 

  •  Cung cấp Dashboard giúp Lãnh đạo theo dõi tiến trình giải quyết công việc rất trực quan trực quan.
  • Thống kê thời gian thực, giúp từng các nhân dễ dàng theo dõi công việc cần thực hiện.

 


2. SP PMS - Quản lý dự án

Hệ thống VT PMS - Quản lý dự án (Project Management) giúp doanh nghiệp quản lý tốt các dự án trong suốt thời gian thực hiện dự án, cung cấp một giải pháp toàn diện với nhiều công cụ quản trị dự án và một môi trường để các thành viên đội dự án dễ dàng cập nhật thông tin, xử lý công việc, chia sẻ ý kiến với công cụ giống như Facebook, tạo thành một nền tảng vững chắc hỗ trợ thực hiện dự án bất kỳ.

Hệ thống VT PMS - Quản lý dự án kết hợp với Microsoft Project để tạo thành một giải pháp quản lý dự án toàn diện, một sự pha trộn hoàn hảo.

  1. Quản trị dự án sử dụng Microsoft Project để hoạch định, tạo, quản lý nguồn lực, phân tích thông tin và đồng bộ Nhiệm vụ (task) với Site dự án.
  2. Trung tâm dự án – Project Management Central cung cấp khả năng tổ chức, quản lý tập trung và theo dõi tình trạng thực hiện của tất cả các dự án với các báo cáo, dashboard và biểu đồ trực quan.
  3. Mỗi dự án được quản lý với một Site dự án riêng, cung cấp môi trường cộng tác, bảo mật, khả năng quản trị tài liệu, công việc, sự kiện và các chức năng giám sát giúp các thành viên trong đội dự án phối hợp thực hiện, trao đổi ý kiến, chia sẻ thông tin làm tăng hiệu suất và đạt được mục tiêu nhanh nhất.

PMS Solution - Vuthao

Hệ thống VT PMS – Quản lý dự án cung cấp các đặc trưng sau.


 

Tận dụng hoàn toàn SharePoint

  • Được xây dựng đúng theo chuẩn SharePoint, sử dụng cơ sở hạ tầng Micosoft SharePoint có sẵn.
  • Không cần bổ sung phần cứng, không cần cài đặt Silverlight và cài đặt phần mềm tại máy trạm.
  • Vận hành trên Microsoft SharePoint Foundation hoặc SharePoint Server 2013 Enterprise.

Dễ sử dụng và mở rộng

  • Giao diện web cho phép truy cập mọi lúc, mọi nơi.
  • Hỗ trợ các trình duyệt phổ biến IE, Firefox, Chrome, Safari; các máy tính bảng phổ biến như IPad, Windows 8.
  • Có khả năng tự động co giãn kích thước màn hình giao diện ứng dụng theo kích thước màn hình của các thiết bị với kỹ thuật Responsive web design.
  • Dễ dàng mở rộng đáp ứng nhu cầu sử dụng cho tổ chức lớn và cực lớn.

Khả năng Quản lý dự án mạnh

Cung cấp khả năng quản lý dự án đa dạng, phù hợp với nhiều lĩnh vực. Hỗ trợ kiểm soát từ tạo, hoạch định tổng quát, hoạch định chi tiết, thực hiện cho tới đóng dự án.
Hỗ trợ WBS, Gantt chart, Timeline.
Trang bị đầy đủ các công cụ giám sát và thực hiện dự án như quản lý Thông báo, Sự kiện, Rủi ro (risk), Phát sinh (issue), RFIs.
 

Tiêu chuẩn hóa tài liệu dự án

Chuẩn hóa tất cả mẫu tài liệu phải thực hiện trong suốt các giai đoạn hoạch định & thực hiện dự án.
Mỗi loại tài liệu có thể gắn kèm một quy trình kiểm duyệt để đảm bảo tuân thủ theo đúng quy định của doanh nghiệp
 

Kết hợp với quyền quyết định duyệt ngân sách

Đối với các tài liệu (như Business Case) có kèm thông tin ngân sách, hệ thống cung cấp khả năng phê duyệt tài liệu theo đúng ma trận phân quyền duyệt ngân sách (Budget Approval Decisions) của doanh nghiệp.

Kết hợp với Microsoft Project

Quản trị dự án sử dụng các chức năng quen thuộc và cực mạnh của Microsoft Project để dễ dàng Lập kế hoạch tổng quát, phân rã thành Kế hoạch chi tiết và quản lý nguồn lực.
Hỗ trợ sử dụng Microsoft Project template để lập kế hoạch dự án.
 

Quản lý Nguồn nhân lực

Cung cấp khả năng hoạch định tổng quan và cấp phát nhân sự chi tiết cho từng dự án.
Quản lý nguồn nhân sự với nhiều báo cáo, dashboard đa dạng để tối ưu nguồn lực tham gia thực hiện, đánh giá chính xác năng lực nhân viên.
 

Tăng hiệu suất Quản lý công việc

Cung cấp Danh sách việc cần xử lý (To-do List), tập hợp các nhiệm vụ từ các dự án khác nhau vào một nơi duy nhất, giúp người dùng dễ dàng nhận và xử lý công việc từ nhiều dự án.
Hiển thị trực quan màu mô tả tình trạng của việc, giúp chú ý ngay các việc cần xử lý và các việc đang vi phạm thời gian cam kết xử lý.
Cung cấp Biểu tượng việc cần xử lý, cập nhật tức thì số lượng việc cần giải quyết.
Tự động gửi email Thông báo nhắc khi có việc mới. Hằng ngày sẽ gửi mail cảnh báo các việc tới hạn và quá hạn.

Nâng cao mức độ Cộng tác & Truyền thông

Cung cấp chức năng Trao đổi ý kiến giống như Facebook, cho phép chia sẻ ý tưởng, trao đổi ý kiến trên từng dự án, từng việc và từng tài liệu.
Cung cấp khả năng hiển thị tức thì thông tin của tiến trình xử lý tất cả việc liên quan liên quan, giúp tập hợp thông tin thật trực quan để dễ dàng theo dõi và xử lý công việc.
Tích hợp với Microsoft Lync để cung cấp khả năng online presence, đàm thoại trực tuyến.
 

Quản lý Ngân sách và Chi phí

Cung cấp khả năng quản lý thông tin ngân sách và chi phí đã sử dụng cho từng dự án, giúp dễ dàng quản lý và phân tích so sánh Ngân sách & chí phí thực tế được cấp cho dự án.

Báo cáo và Dashboard đa dạng

Cung cấp các dashboard tổng thể, cho từng dự án và hơn 20 loại báo cáo phục vụ quản lý nguồn lực, ngân sách & chi phí, tiến độ thực hiện.
SP PM cung cấp các báo cáo, biểu đồ nâng cao với kỹ thuật Excel Service, cho phép dễ dàng thêm, sửa theo nhu cầu:
  • File báo cáo nguồn được thiết kế bằng Excel, rồi lưu vào hệ thống báo cáo. 
  • Hệ thống báo cáo sẽ tự chuyển đổi và cho phép người dùng xem trên giao diện web. Khi xem trên giao diện web, người dùng có thể lọc dữ liệu, sắp xếp như trong excel.



3. SP ioDocs - Quản lý Tài liệu, Văn bản đi đến và Hồ sơ

Trong hoạt động doanh nghiệp, hằng ngày luôn phát sinh các việc sau:

  • Tiếp nhận và giải quyết các văn bản, tài liệu gửi đến doanh nghiệp.
  • Soạn thảo, kiểm duyệt và phát hành các văn bản, tài liệu ra bên ngoài.
  • Soạn thảo, kiểm duyệt và phát hành tất cả các văn bản, tài liệu từ Trụ sở chính tới các đơn vị thành viên, chi nhánh và ngược lại.

SP ioDocs - Quản lý Tài liệu, Văn bản đi đến và Hồ sơ cung cấp một giải pháp toàn diện để sắp xếp và tự động hóa tất cả công việc trên. Sản phẩm có nhiều phiên bản đáp ứng cho nhu cầu của tổ chức mọi kích cỡ, đặc biệt thích hợp cho các tổ chức lớn có nhiều văn phòng, chi nhánh.Phân hệ cung cấp các đặc trưng, khả năng sau:

  • Tuân thủ đầy đủ các hướng dẫn của pháp luật về quản lý văn bản trong khi vẫn đảm bảo có sự linh hoạt để đáp ứng đặc thù, qui định riêng của doanh nghiệp.
  • Quản lý tiếp nhận và chuyển giao thư từ, bưu phẩm, sách báo gửi đến doanh nghiệp.
  • Quản lý toàn bộ quá trình giải quyết các văn bản, tài liệu gửi đến doanh nghiệp từ tiếp nhận, đăng ký, cho ý kiến, phân xử lý cho đến khi giải quyết xong.
  • Quản lý toàn bộ quá trình phát hành văn bản, tài liệu doanh nghiệp gửi đi ra ngoài từ soạn thảo, kiểm duyệt cho đến phát hành.
  • Quản lý quá trình gửi nhận liên thông giữa trụ sở chính và các đơn vị thành viên.
  • Quản lý toàn bộ quá trình xử lý văn bản nội bộ, tờ trình từ dự thảo cho đến phát hành.
  • Khả năng thiết lập luồng quy trình kiểm duyệt văn bản, tài liệu, tờ trình với công cụ Quản lý quy trình (Workflow Management) có giao diện đồ họa và trực quan.
  • Bảo mật cao theo nguyên tắc: tại từng bước xử lý, căn cứ vào thông tin phân xử lý, hệ thống tự phân quyền tương ứng (Xem, Xử lý) trên từng tài liệu, văn bản và hồ sơ. Nhờ thế, đảm bảo chỉ có các cá nhân liên quan được phép thấy và truy cập tới văn bản cùng hồ sơ, tài liệu liên quan trong khi giải quyết văn bản.
  • Cho phép khai báo và xác định thời hạn giải quyết văn bản (hệ thống sẽ tự động trừ ra ngày nghĩ, lễ) đối với từng loại văn bản theo qui định.

Mô hình tiếp nhận, đăng ký và xử lý tài liệu, văn bản đến rất linh động, đủ khả năng giải quyết và tạo ra xâu chuỗi liên kết dữ liệu của những kịch bản từ đơn giản đến rất phức tạp như sau.


Sản phẩm có nhiều phiên bản để đáp ứng cho quy mô cũng như đặc thù của từng loại hình của tổ chức:

  • Phiên bản dành cho tổ chức có mô hình 1 đơn vị.
  • Phiên bản dành cho tổ chức có mô hình nhiều đơn vị (Tổng Công ty, Tập đoàn, Công ty mẹ - Công ty con)
  • Phiên bản dành cho Khối Hành chính Nhà nước.
  • Phiên bản dành cho Khối Ngân hàng.
  • Với mô hình nhiều đơn vị, Văn bản đi do một đơn vị gửi qua hệ thống sẽ trở thành Văn bản đến nằm trong hàng chờ văn bản Đến qua mạng của đơn vị nhận.

Hệ thống cung cấp các đặc trưng, tính năng sau:

Giao diện web – Web-based

Hỗ trợ người dùng truy cập mọi lúc, mọi nơi, không cần cài đặt phần mềm tại máy trạm.
Hỗ trợ các trình duyệt phổ biến IE, Firework, Chrome, Safari; các máy tính bảng phổ biến như Ipad, Windowns 8.
Có khả năng tự động co giãn kích thước màn hình giao diện ứng dụng theo kích thước màn hình của các thiết bị với kỹ thuật Responsive web design.

Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến

Hỗ trợ tiếp nhận, đăng ký (cấp số, vào sổ) với nhiều hình thức: scan văn bản giấy, nhận bằng email, qua hệ thống phần mềm, chuyển từ hệ thống web site

Trình Lãnh đạo, cho ý kiến phân phối, giải quyết văn bản

Hỗ trợ trình theo đích danh, chức danh, nhóm.
Hỗ trợ trình tiếp lên Lãnh đạo khác. Có thể bổ sung ý kiến sau khi đã phân công và chuyển xử lý.

Phân công và chuyển giải quyết Văn bản

Lãnh đạo có thể trực tiếp phân xử lý hoặc chuyển về Văn thư.
Hỗ trợ phân công cho nhiều cá nhân, nhóm, đơn vị xử lý đồng thời hoặc nhận để biết.

Giải quyết văn bản đến

Hỗ trợ nhiều hình thức giải quyết: Tự giải quyết, Lập HS xử lý, Dự thảo văn bản trả lời, Phân công tiếp cho cá nhân/ nhóm.

Soạn thảo văn bản đi, văn bản nội bộ

Hỗ trợ dự thảo on-line với nhiều tính năng độc đáo như:
  • Tạo văn bản từ mẫu có sẳn.
  • Hỗ trợ gắn kèm nhiều tài liệu liên quan.
  • Hỗ trợ phối hợp cộng tác soạn thảo.
  • Tự động tạo phiên bản mới và lưu trữ phiên bản cũ sau mỗi lần hiệu chỉnh.

Kiểm tra và phê duyệt

Tùy theo quy trình đã thiết lập, hệ thống sẽ chuyển kết quả giải quyết để kiểm tra và duyệt. Hỗ trợ thiếp lập xử lý song song, tuần tự, không hạn chế số bước.
Hiển thị luồng quy trình xét duyệt trực quan, kèm theo các biểu tượng chỉ rõ ai đã, đang và sẽ xử lý.
 

Phát hành văn bản

Tự động cấp số theo qui định của tổ chức. Khi cấp số, tự động chèn số vào file văn bản dạng word.
Hỗ trợ nhiều tiện ích phát hành: gửi cho cá nhân/ nhóm/ đơn vị/ nhóm đơn vị với hình thức qua phần mềm, qua email, fax, giấy.

Hồ sơ công việc/ Hồ sơ lưu trữ

Hỗ trợ tạo lập hồ sơ công việc để giải quyết vụ việc, quản lý các văn bản liên quan, lưu trữ ...
Đây là công cụ tuyệt vời để số hóa các hồ sơ giấy của tổ chức.

Thông báo email - Email Notifications

Gửi email Thông báo nhắc khi có việc được phân công. Hằng ngày sẽ gửi mail cảnh báo các việc tới hạn và quá hạn.
Mỗi email nhắc việc tại mỗi bước có Chủ đề (Subject) và nội dung khác nhau.

Tìm kiếm, theo dõi thông tin, tiến độ xử lý

Ghi nhận chi tiết toàn bộ thông tin quá trình giải quyết văn bản đến, quá trình xét duyệt văn bản đi & nội bộ.
Hỗ trợ tìm kiếm văn bản theo nhiều tiêu chí, tìm kiếm toàn văn (full text search), tìm nâng cao.

Thiết lập cam kết thời hạn xử lý

Với Văn bản đến, thiết lập hạn giải quyết theo từng loại văn bản.
Với Văn bản đi và nội bộ, thiết lập hạn xử lý tại mỗi bước thực hiện.

Kiểm soát truy cập - Access Control

Bảo mật, chỉ cho phép người liên quan truy cập. Sau mỗi bước xử lý, hệ thống sẽ cấp quyền truy cập tương ứng cho người xử lý kế tiếp.
Hỗ trợ phân công theo vai trò, chức danh. Khi vận hành, ghi nhận thông tin xử lý theo tài khoản cá nhân

Công cụ thiết kế quy trình làm việc - Workflow designer

Cung cấp khả năng thiết lập quy trình làm việc, đáp ứng tính đa dạng trong việc xét duyệt văn bản, nhất là các văn bản thương mại, tờ trình.

Quản lý công việc – Tasks Management

Cung cấp Danh sách việc cần xử lý, tập hợp các nhiệm vụ từ các quy trình giải quyết văn bản, dự thảo văn bản, hồ sơ khác nhau vào một nơi duy nhất, giúp người dùng dễ dàng nhận, xử lý và theo dõi công việc.

Biểu thị tình trạng nhiệm vụ - Tasks Status Indicators

Hiển thị trực quan màu, định dạng mô tả tình trạng của nhiệm vụ, giúp chú ý ngay các việc cần xử lý và các việc đang vi phạm thời gian cam kết xử lý.



4. SP Contract - Quản lý hợp đồng

Phân hệ SP Contract - Quản lý hợp đồng là một phần mềm được xây dựng trên nền tảng SharePoint, cung cấp một giải pháp toàn diện giúp dễ dàng quản lý toàn bộ hợp đồng trong doanh nghiệp. Tích hợp khả năng quản lý cơ cấu tổ chức đa cấp, giải pháp đáp ứng cho nhu cầu của tổ chức mọi kích cỡ, đặc biệt thích hợp cho các tổ chức lớn có nhiều văn phòng, chi nhánh như ngân hàng, Tổng công ty.

Phân hệ VT Contract - Quản lý hợp đồng cung cấp các thuận lợi sau:


Đối với doanh nghiệp

  • Thiết lập một hệ thống duy nhất để áp dụng cho việc quản lý hợp đồng.
  • Quản lý toàn bộ vòng đời của Hợp đồng (lifetime contract) từ khi tạo, xét duyệt, thực hiện, tái ký, kiểm toán cho tới khi kết thúc và thanh lý hợp đồng.
  • Chuẩn hóa quá trình tạo và kiểm duyệt hợp đồng để đẩy nhanh tiến trình tạo hợp đồng.
  • Đảm bảo kiểm soát nhiều hơn và tuân thủ tốt hơn trong suốt vòng đời hợp đồng.
  • Khắc phục các lỗi thường phát sinh như xét duyệt không đầy đủ, chu kỳ thực hiện hợp đồng dài.
  • Thiết lập và Quản lý cơ cấu tổ chức đa cấp và thông tin nhân viên. Đây là chức năng cực kỳ quan trọng làm nền tảng thiết lập luồng phê duyệt hợp đồng.
  • Thiết lập luồng phê duyệt cho từng loại hợp đồng, hỗ trợ thiết lập người xử lý động, xét duyệt theo cơ cấu tổ chức.

Đối với nhân viên quản lý hợp đồng

  • Tự động tạo nhiệm vụ và nhắc việc cho từng cột mốc quan trọng của từng hợp đồng như: ngày tái ký, ngày gia hạn, ngày kết thúc hợp đồng, ngày hết hiệu lực.
  • Theo dõi và thực hiện công việc với màn hình dạng lịch và to-do list.
  • Tìm nhanh các hợp đồng cần thiết.

Đối với người dùng, lãnh đạo có trách nhiệm tạo và xét duyệt hợp đồng

  • Tạo hợp đồng theo các mẫu đã chuẩn hóa trong toàn doanh nghiệp.
  • Nhận được email nhắc việc khi có nhiệm vụ phải thực hiện.

Một hợp đồng bao gồm các thành phần sau.

 

Phân hệ hỗ trợ các tính năng sau:

  • Cấp quyền truy cập cho từng hợp đồng
  • Tạo văn bản hợp đồng theo các mẫu đã chuẩn hóa
  • Cho phép nhiều người phối hợp soạn thảo với các tính năng hỗ trợ cộng tác
    • Kiểm soát cùng sửa trên một tài liệu: Check in/ Check out
    • Quản lý phiên bản/ Versioning - Chức năng tự động lưu trữ và đánh số phiên bản của một tài liệu sau mỗi lần hiệu chỉnh.
    • Soạn ngay văn bản Word trên giao diện web
  • Chuyển hợp đồng phê duyệt theo quy trình

Mỗi hợp đồng có thể giao cho một hoặc nhiều người chịu trách nhiệm theo dõi thực hiện.

  • Khi tới Ngày nhắc tái ký hợp đồng hệ thống sẽ tự động tạo việc trong Nhiệm vụ xử lý và gửi mail nhắc việc cho Người chịu trách nhiệm
  • Khi tới Ngày nhắc kết thúc hợp đồng hệ thống sẽ tự động tạo việc trong Nhiệm vụ xử lý và gửi mail nhắc việc cho Người chịu trách nhiệm
  • Khi tới ngày Ngày hết hiệu lực, hợp đồng tự động chuyển sang tình trạng hết hiệu lực


5. SP ITHelpdesk - Quản lý Yêu cầu dịch vụ IT

Phân hệ SP ITHelpdesk - Quản lý Yêu cầu dịch vụ IT là một phần mềm được xây dựng trên nền tảng SharePoint, cung cấp một giải pháp toàn diện giúp tiêu chuẩn hóa và tự động hóa toàn bộ quá trình tiếp nhận và giải quyết yêu cầu dịch vụ IT & giải quyết sự cố trong doanh nghiệp.

Phân hệ cung cấp các thuận lợi sau:

  • Thiết lập một hệ thống duy nhất để áp dụng cho việc quản lý Yêu cầu dịch vụ IT xuyên suốt cả tổ chức.
  • Tăng tốc và sắp xếp hợp lý hóa toàn bộ quy trình giải quyết dịch vụ IT và khắc phục sự cố.
  • Giảm đáng kể thời gian cho nhân viên và bộ phận hỗ trợ kỹ thuật, giải quyết sự cố đã sử dụng trong việc đưa yêu cầu, tiếp nhận và giải quyết.
  • Tăng hiệu quả nhờ khả năng tương tác đa chiều giữa người yêu cầu, chuyên viên hỗ trợ và các cá nhân liên quan.
  • Cung cấp Management dashboard đo lường hiệu suất công việc, báo cáo sự cố toàn diện, hỗ trợ thiết lập thời hạn cam kết giải quyết (SLA), tự động phân công chuyên viên xử lý cho từng loại dịch vụ, sự cố sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng giải quyết yêu cầu của người dùng, phục hồi các sự cố kỹ thuật và làm tăng hiệu quả hoạt động.

Hệ thống cung cấp các đặc trưng, tính năng sau:


Tận dụng hoàn toàn SharePoint
  • Được xây dựng đúng theo chuẩn SharePoint, sử dụng cơ sở hạ tầng SharePoint có sẳn.
  • Không cần bổ sung phần cứng, không cần cài đặt Silverlight và cài đặt phần mềm tại máy trạm.
  • Vận hành trên Microsoft SharePoint Foundation 2013, Microsoft SharePoint Server 2013 hoặc SharePoint Online.
Dễ sử dụng và mở rộng
  • Giao diện web cho phép truy cập mọi lúc, mọi nơi.
  • Hỗ trợ các trình duyệt phổ biến IE, Firefox, Chrome, Safari; các máy tính bảng phổ biến như IPad, Windows 8.
  • Có khả năng tự động co giãn kích thước màn hình giao diện ứng dụng theo kích thước màn hình của các thiết bị với kỹ thuật Responsive web design.
  • Dễ dàng mở rộng đáp ứng nhu cầu sử dụng cho tổ chức lớn và cực lớn.
Quy tắc vận hành - Business Rules
Triển khai các quy tắc vận hành để tự động hóa việc phân công chuyên viên IT giải quyết. Quy tắc vận hành cho phép hệ thống tự phân loại, xác định độ ưu tiên, dựa vào một số tiêu chuẩn đã thiết lập để chuyển đến đúng chuyên viên giải quyết.
Yêu cầu không thuộc bất kỳ quy tắc nào sẽ chuyển cho bộ phận hỗ trợ để phân công xử lý.
Thiết lập cam kết thời hạn xử lý (SLA) 
Khả năng thiết lập cam kết thời hạn xử lý (SLA) để đảm bảo chất lượng thời gian của từng dịch vụ. Hỗ trợ chủ động leo thang cấp xử lý (escalate proactively) 3 cấp để đảm bảo các yêu cầu quan trọng được giải quyết kịp thời.
Thông báo email 
Gửi email Thông báo nhắc việc thông báo ngay cho chuyên viên và các người liên quan khi có yêu cầu dịch vụ IT hoặc sự cố kỹ thuật. Hằng ngày sẽ gửi mail cảnh báo các việc tới hạn và quá hạn.
Mỗi email nhắc việc tại mỗi bước có Chủ đề (Subject) và nội dung khác nhau.
Quản lý công việc – Task Management
Cung cấp Danh sách việc cần xử lý, tập hợp các nhiệm vụ từ các Phiếu yêu cầu dịch vụ & Phiếu giải quyết sự cố khác nhau vào một nơi duy nhất, giúp chuyên viên dễ dàng nhận, xử lý và theo dõi công việc.
Biểu thị tình trạng nhiệm vụ
Hiển thị trực quan màu mô tả tình trạng của nhiệm vụ được giao, giúp chú ý ngay các việc cần xử lý và các việc đang vi phạm thời gian cam kết xử lý.
Công thông tin cá nhân (Self Service Portal)
Người dùng đăng nhập vào cổng thông tin cá nhân để gửi Phiếu Yêu cầu dịch vụ IT & Phiếu giải quyết sự cố.
Cung cấp khả năng cho từng cá nhân truy cập vào các Phiếu yêu cầu dịch vụ IT & Phiếu giải quyết sự cố của chính họ, theo dõi tình trạng giải quyết và phản hồi ý kiến vào Phiếu khi cần.
Công cụ Trao đổi ý kiến – Comments tool
Cung cấp công cụ Trao đổi ý kiến rất mạnh giống như Facebook. Hỗ trợ trao đổi với từng ý kiến giữa người yêu cầu và chuyên viên xử lý yêu cầu.
Đánh giá chất lượng xử lý yêu cầu
Người yêu cầu đánh giá chất lượng xử lý yêu cầu của chuyên viên hỗ trợ khi yêu cầu được xử lý xong.
Hệ thống tự động đánh giá mức độ trung bình nếu vượt quá thời gian quy định mà người yêu cầu chưa đánh giá.
Dashboard
Cung cấp một góc nhìn tổng quan về tình trạng xử lý yêu cầu của bộ phận IT, giám sát và đo lường hiệu suất làm việc, giúp nhận thức và kiểm soát tức thì các loại sự cố thường xảy ra, điểm tắc nghẽn trong quy trình giải quyết.
Báo cáo – Reports
Hỗ trợ xem báo cáo tình hình thực hiện dự án trong 1 khoảng thời gian chỉ định. Mỗi nhiệm vụ kèm theo biểu tượng màu để giúp dễ dàng phân biệt tình trạng.
  • Báo cáo theo tình trạng xử lý yêu cầu.
  • Báo cáo theo phòng ban yêu cầu.
  • Báo cáo theo chuyên viên xử lý yêu cầu.
  • Báo cáo theo loại yêu cầu.
Cho phép xuất các thông tin dự án và tiến độ thực hiện ra báo cáo dạng Excel.


6. SP  Budget - Quản lý Kế hoạch ngân sách & Chi phí

VT Budget - Quản lý Kế hoạch ngân sách & Chi phí là một phần mềm được xây dựng trên nền tảng SharePoint, cung cấp một giải pháp toàn diện giúp dễ dàng lập và quản lý kế hoạch ngân sách và kiểm soát chi phí. Tích hợp khả năng quản lý cơ cấu tổ chức đa cấp, giải pháp đáp ứng cho nhu cầu của tổ chức mọi kích cỡ, đặc biệt thích hợp cho các tổ chức lớn có nhiều văn phòng, chi nhánh.

Phần mềm VT Budget - Quản lý Kế hoạch ngân sách & Chi phí đem lại các lợi ích sau:

  • Đối với Tổ chức, Doanh nghiệp:
    • Thiết lập một hệ thống duy nhất để áp dụng cho việc lập, phê duyệt kế hoạch ngân sách. 
    • Kiểm soát chi phí sử dụng thực tế của từng hạng mục cho từng bộ phận và toàn doanh nghiệp giúp chấm dứt việc chi trùng lắp và không cần thiết.
    • Giúp minh bạch quá trình chi tiêu, mua sắm.
    • Cung cấp các báo cáo kèm theo KPI, giúp nhận diện và kiểm soát từng hạng mục chi phí tránh chi vượt định mức.
    • Giảm đáng kể thời gian cho nhân viên và bộ phận quản lý đã sử dụng cho việc lập phiếu đề xuất, phê duyệt và quản lý thông tin ngân sách cũng như thông tin thực hiện ngân sách cho từng hạng mục chi phí.
    • Cung cấp khả năng Business Intellingence (BI) để hỗ trợ lãnh đạo phân tích, khai thác dữ liệu thành các thông tin có ý nghĩa nhằm hỗ trợ việc ra quyết định cũng như dự toán ngân sách cho các kỳ sau.
  • Đối với nhân viên:
    • Tạo mới Phiếu đề xuất và gửi phê duyệt online.
    • Xem được thông tin về ngân sách còn lại, chí phí đã sử dụng cho từng loại chi phí theo từng bộ phận.
    • Theo dõi được tình trạng giải quyết Phiếu đề xuất.
    • Nhận được email thông báo tình trạng giải quyết.
  • Đối với người dùng, lãnh đạo có trách nhiệm phê duyệt Phiếu đề xuất:
    • Nhận được email nhắc việc khi phiếu được chuyển đến để xét duyệt.
    • Xem được thông tin về Ngân sách | Đã sử dụng | Còn lại của từng loại chi phí ngay trong Phiếu đề xuất để dễ dàng xét duyệt.
  • Đối với Bộ phận quản lý ngân sách:
    • Dễ dàng quản lý ngân sách cho từng đơn vị và toàn doanh nghiệp.
    • Có đầy đủ thông tin và dashboard phân tích.

Phân hệ cung cấp đầy đủ chức năng để quản lý toàn bộ chu trình quản lý kế hoạch ngân sách và chi phí:

  1. Lập và xét duyệt kế hoạch của từng đơn vị, phòng, ban.
  2. Cập nhật số liệu thực hiện chi phí thông qua các Phiếu đề xuất và cập nhật số liệu tổng hợp định kỳ.
  3. Theo dõi, xem báo cáo, phân tích với Dashboard kèm theo KPI.


 

Lập Kế hoạch Ngân sách chi phí

Phân hệ cung cấp khả năng:

  • Thiết lập các loại chi phí cho từng cơ quan, đơn vị.
  • Quản lý Kế hoạch ngân sách chi phí:
    • Lập Kế hoạch cho từng cơ quan, đơn vị.
    • Trình phê duyệt theo quy trình xét duyệt ngân sách chi phí cho từng đơn vị.

Quy trình xét duyệt được thiết lập động cho từng đơn vị, phòng ban.

Cập nhật số liệu thực hiện

Chi phí nhập vào hệ thống sẽ có 2 dạng:

  • Cập nhật thông qua Phiếu đề xuất.
  • Đối với các khoản mục không sử dụng phiếu đề xuất sẽ do nhân viên chịu trách nhiệm tổng hợp và nhập vào cho từng cơ quan, đơn vị.

Phiếu đề xuất
Phân hệ Phiếu đề xuất cung cấp các khả năng:

  • Tạo và gửi phiếu đề xuất, rồi gửi đi phê duyệt. Cung cấp khả năng hiển thị ngân sách, chí phí đã sử dụng cho từng khoản mục chi phí ứng với từng phòng ban, đơn vị.
  • Tùy theo loại chi phí Phiếu đề xuất sẽ được chuyển theo luồng phê duyệt đã được thiết lập với công cụ Quản lý quy trình.

Cập nhật các khoản chi phí khác
Hằng tháng người chịu trách nhiệm sẽ nhập chi phí cho từng cơ quan, đơn vị.

 

Theo dõi, xem báo cáo, phân tích chi phí với Dashboard

Phân hệ cung cấp nhiều báo cáo, thống kê kế hoạch so với chi thực tế. Cung cấp các dashboard và báo cáo hiển thị tức thì chi phí sử dụng so sách với ngân sách kèm theo KPI, giúp nhận diện ngay các hạng mục cần quan tâm và điều chỉnh.

  • Màu Xanh: Tỷ lệ % thực hiện /% kế hoạch < 60%
  • Màu Vàng: Tỷ lệ % thực hiện /% kế hoạch > 60% và < 100%
  • Màu Đỏ: Tỷ lệ % thực hiện /% kế hoạch > 100%

Báo cáo chi phí thực tế hằng tháng so với kế hoạch. Cho phép xem lại các năm trước để phân tích.
Dashboard thực hiện kế hoạch của từng đơn vị

  • Cho phép phân tích so với các năm trước
  • Cho phép tự chuyển dạng biểu đồ để phân tích bao gồm: Grid, Bar, Stacked Bar, Line, Line with Markers, Pie
  • Cho phép phân tích với số liệu các năm trước
  • Cho phép phân rã xuống (Drill Down To) từng đơn vị, từng loại chi phí, thời gian

 

7. SP OSM - Quản lý Vật tư văn phòng

Cung cấp khả năng:

-  Quản lý xuất nhập kho.

-  Quy trình cấp phát Office supplies, từ Lập phiếu yêu cầu, phê duyệt và xuất kho, hỗ trợ quản lý quota cho từng bộ phận.

 

Office supplies request như sau.

 

8. SP Meeting - Quản lý Họp và đăng ký phòng họp

SP Meeting - Quản lý Họp và đăng ký phòng họp là một phần mềm được xây dựng trên nền tảng SharePoint với đầy đủ các tính năng giúp nhà quản lý và nhân viên kiểm soát và theo dõi tốt hơn trong việc toàn bộ quy trình đăng ký phòng họp và tổ chức cuộc họp. Phần mềm tích hợp khả năng quản lý cơ cấu tổ chức đa cấp, đáp ứng cho nhu cầu của tổ chức mọi kích cỡ, đặc biệt thích hợp cho các tổ chức lớn có nhiều địa điểm và nhiều phòng họp.

Phân hệ VT Meeting - Quản lý Họp và đăng ký phòng họp cung cấp các cho ngân hàng các thuận lợi sau:

  • Quản lý phòng họp và trang thiết bị tại nhiều địa điểm trên một hệ thống duy nhất.
  • Áp dụng nguyên tắc tính phí sử dụng trên phòng họp và thiết bị nhằm đáp ứng mục tiêu quản lý sử dụng phòng họp tối ưu nhất.
  • Tăng tốc và sắp xếp hợp lý hóa toàn bộ quá trình quản lý phòng họp, đăng ký lịch họp và tổ chức họp.
  • Thiết lập một hệ thống duy nhất để áp dụng cho việc quản lý họp.
  • Giảm đáng kể thời gian cho nhân viên và bộ phận liên quan đã sử dụng cho việc quản lý phòng họp, đăng ký và theo dõi lịch họp.
  • Loại bỏ các lỗi phát sinh thường gặp như kẹt phòng, lên lịch họp trùng cho nhiều cuộc họp cùng lúc.

Đặc trưng

VT Meeting - Quản lý Họp và đăng ký phòng họp cung cấp các đặc trưng sau:


Tận dụng hoàn toàn SharePoint
  • Được xây dựng đúng theo chuẩn SharePoint, sử dụng cơ sở hạ tầng SharePoint có sẳn.
  • Không cần bổ sung phần cứng, không cần cài đặt Silverlight và cài đặt phần mềm tại máy trạm.
  • Vận hành trên Microsoft SharePoint Foundation 2013 hoặc Microsoft SharePoint Server 2013.
Dễ sử dụng và mở rộng
  • Giao diện web cho phép truy cập mọi lúc, mọi nơi.
  • Hỗ trợ các trình duyệt phổ biến IE, Firefox, Chrome, Safari; các máy tính bảng phổ biến.
  • Có khả năng tự động co giãn kích thước màn hình giao diện ứng dụng theo kích thước màn hình của các thiết bị với kỹ thuật Responsive web design.
  • Dễ dàng mở rộng đáp ứng nhu cầu sử dụng cho tổ chức lớn và cực lớn.
Dễ dàng đăng ký phòng họp
Cung cấp khả năng tìm kiếm phòng trống đáp ứng đủ các tiêu chuẩn để tổ chức cuộc họp theo nhu cầu và nhanh chóng thực hiện đăng ký từ kết quả tìm kiếm.
Sắp xếp và tiêu chuẩn hóa quy trình đặt phòng họp và tổ chức cuộc họp
  • Tự động hóa quy trình lập và phê duyệt Phiếu đăng ký phòng họp.
  • Sau khi phê duyệt Phiếu đăng ký phòng họp, hệ thống sẽ tự động gửi:
    • Yêu cầu thực hiện đến các nhân viên chịu trách nhiệm cung cấp trang thiết bị cho cuộc họp.
    • Yêu cầu xác nhận họp tới tất cả người tham dự và ghi nhận đáp ứng của từng người.
  • Khả năng đăng ký lịch họp định kỳ.
Tích hợp với Outlook calendar
Cung cấp khả năng tích hợp lịch họp vào Outlook calendar của từng cá nhân.
Quản lý công việc – Task Management
Cung cấp Danh sách việc cần xử lýTo do List, tập hợp các nhiệm vụ được phân công vào một nơi duy nhất, giúp người dùng dễ dàng nhận và xử lý công việc.
Hiển thị trực quan màu mô tả tình trạng của nhiệm vụ được giao, giúp chú ý ngay các việc cần xử lý và các việc đang vi phạm thời gian cam kết xử lý.
Dashboard và Báo cáo 
Cung cấp dashboard cung cấp thông tin thống kê và chi tiết họp cho từng cá nhân.
Cung cấp báo cáo sử dụng phòng họp và chí phí sử dụng phòng họp.

Cung cấp dashboard riêng cho từng cá nhân tại trang chính của VT Meeting.

 

Cung cấp khả năng tìm phòng trống và đáp ứng đủ các yêu cầu tổ chức họp trong quy trình đăng ký họp.

 

9. SP Vehicles - Quản lý Xe và đăng ký sử dụng Xe

Phân hệ cung cấp các khả năng:

-  ­Quản lý danh mục xe thuộc nhiều khu vực.

-  ­Đăng ký sử dụng xe với biểu mẫu online.

-  ­­Xét duyệt đăng ký sử dụng với luồng phê duyệt động.

-  ­­Khi phê duyệt, thông báo cho tất cả người liên quan và cập nhật vào lịch bố trí xe.

Màn hình xem lịch bố trí xe trực quan, cung cấp nhiều tiện ích cho người dùng.